Zarządzanie czasem pracy

Zarządzanie czasem pracy to tak naprawdę zarządzanie sobą w czasie. Czy poniższe odnoszą się do Ciebie :

• odsuwasz na potem różne zadania i obowiązki
• często gasisz pożary
• czujesz, że tracisz kontrolę nad swoim życiem i pracą
• nie delegujesz zadań, choć masz na kogo
• wykonujesz obowiązki swoich podwładnych
• nie prosisz o wsparcie w realizacji zadań
• pracujesz w trudnym środowisku – chaos, hałas np. open space, duży zespół
• pracujesz pod dużą presją czasu
• chcesz podnieść swoją efektywność i koncentrację
• odczuwasz stres związany z ilością pracy
• masz opóźnienia
• “skaczesz” po różnych zadaniach i żadnym do końca nie możesz się zająć
• masz problem z organizacją pracy, z nadaniem priorytetów i porządku w swoim dniu
• dużo wysiłku wkładasz w widoczne efekty
• wkładasz dużo wysiłku w pracę, ale nie widać jej efektów
• pracujesz standardowo, ale nie wyróżniasz się efektywnością
• czujesz się zapętlony i przytłoczony
• szef i/lub firma ma wobec twojej efektywności większe oczekiwania, a Ty nie potrafisz im sprostać
• przytłacza Cię myśl o czekających na Ciebie obowiązkach

jeśli jedno z powyższych jest ci bliskie przeczytaj co możesz zrobić by sobie pomóc.

STOP! Zarządzaj czasem

Po pierwsze zatrzymaj się na chwilę. Spójrz na swoją pracę, zadania, wyzwania i obowiązki po czym przygotuj planowanie. Metod i technik zarządzania czasem jest wiele i warto sprawdzić, która z nich jest najbliższa pracy jak i osobie ją wykonującej. Każde z narzędzi na swój sposób odpowiada na pytania:

• Jak ustalać priorytety?
• Jak dostosować zadania do swojego rytmu i rytmu pracy?
• Jak zorganizować swoje miejsce i czas pracy?
• Jak odpoczywać?

Analiza Pareto

Reguła 80/20 to technika stworzona przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto. Chodzi o to, że 20% działań jest odpowiedzialnych za 80% wyników. Celem analizy Pareto jest pomoc w ustaleniu priorytetów zadań, które są najbardziej skuteczne w rozwiązywaniu problemów.

Jak to działa:

1. Wymień niektóre problemy, z którymi się borykasz. Np. twoje wyniki spadają.
2. Zidentyfikuj główną przyczynę każdego problemu. Być może twoje wyniki spadają, ponieważ spędzasz zbyt dużo czasu w mediach społecznościowych lub innym rodzaju rozproszenia.
3. Przypisz wartość do każdego problemu: Przypisywanie wyższych liczb do ważniejszych problemów
4. Grupuj problemy według przyczyny: Grupuj ze sobą wszystkie problemy spowodowane spędzaniem zbyt dużej ilości czasu w mediach społecznościowych.
5. Dodaj do siebie wartości z każdej grupy: Grupa z najwyższym wynikiem to element, nad którym powinieneś najpierw popracować.

Podejmij działanie!

Technika ABC

Metoda hierarchizowania zadań do wykonania, wywodząca się z analizy Pareto. Polega na przypisaniu każdemu zadaniu z przygotowanej samodzielnie listy jedną z trzech rang ważności, które mamy do dyspozycji – A, B lub C.

Jak to działa:

A – najważniejsze zadania, które muszą zostać wykonane w pierwszej kolejności, nie należy ich też zlecać do wykonania innym osobom. Jest to grupa 20% wszystkich zadań, ale ich wykonanie stanowi 80% realizacji celów.

B – zadania ważne, ale nie bardzo pilne. Najlepiej wykonać je samemu, jednak w ostateczności możne je oddelegować komuś innemu.

C – zadania mało ważne, które mogą zostać zrealizowane później albo powierzone innej osobie.

ABC ułatwia wyodrębnienie priorytetów i odpowiednie gospodarowanie czasem, pozwalając na osiąganie lepszych wyników. Podstawową zasadą, jest założenie, aby skupić się na zagadnieniach przynoszących największą wartość dodaną.

Technika Pomodoro

Technika Pomodoro została stworzona przez przedsiębiorcę Francesco Cirillo. Ta technika wykorzystuje timer do dzielenia pracy na interwały, które ułatwiają zarządzanie czasem pracy. Każdy interwał jest znany jako Pomodoro, nazwany na cześć zegara w kształcie pomidora, który stworzył Cirillo.

Jak to działa:

1. Wybierz zadanie, które musisz wykonać.
2. Ustaw timer (np. na 25 minut).
3. Skoncentruj się na zadaniu.
4. Gdy zadzwoni timer, zaznacz znacznik kontrolny na kartce papieru.
5. Zrób sobie krótką przerwę: Zrób sobie przerwę na około trzy do pięciu minut. Idź na spacer, weź filiżankę kawy, zrób coś niezwiązanego z pracą, aby dać mózgowi przerwę.
6. Powtórz kroki od drugiego do piątego.
7. Po czterech pomodoros, zrób dłuższą przerwę (15 – 30 minut), wyzeruj liczbę znaczników, a następnie przejdź do kroku 1.
8. Technika jest prosta jednak wymaga autorefleksji. Składa się z fazy planowania, śledzenia, nagrywania, edycji i wizualizacji, które są filarami tej techniki.
9. Gdy tylko pomodoro zostanie ukończone, zostaje przekreślone, co stwarza poczucie sukcesu i dostarcza danych do późniejszej autorefleksji i ewentualnego zarządzania czasem.

Ważnym celem techniki jest redukcja przeszkód wewnętrznych oraz zewnętrznych (telefon, media społecznościowe). Takie małe ale chaotyczne przerwy zostają zapisywane do późniejszego rozpatrzenia.

ALPEN

Technika ALPEN jest narzędziem stosowanym do przygotowania harmonogramu dnia. Czas pracy z wykorzystaniem tego narzędzia to ok. 15 minut. Technika ALPEN powinna być stosowana na początku każdego dnia lub na koniec dnia planując kolejny dzień.

Jak to działa:

Nazwa pochodzi od akronimu niemieckich słów:

(Aufgaben) Zrób listę zadań przewidzianych na dany dzień.

(Länge schätzen) Oszacuj czas trwania tych czynności i zsumuj ten czas.

(Pufferzeiten einplanen) – Zaplanuj czas trwania realizacji zadań pamiętając o regule 60:40, czyli zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane. Zaplanuj tylko 60% swojego czasu, czyli np. 5 godzin z 8 godzinnego dnia pracy.

(Entscheidungen treffen) Decyzje – wyznacz priorytety i deleguj zadania stosując metodę Eisenhowera lub analizę ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.

(Nachkontrolle) Kontroluj realizację planu. Rzeczy niezrealizowane w danym dniu przenieś na kolejny.

Z czasem samoistnie będziesz planował czas w technice ALPEN. Osiągniesz też satysfakcję ze zrealizowania planu a niezrealizowane zadania nie będą przytłaczać kiedy znajdą miejsce w dniu kolejnym.

Prawo Parkinsona czyli nożyczki czasowe

Zasada jest prosta – im więcej masz czasu na wykonanie zadania tym dłużej je wykonujesz. Metoda sprawdza się u osób lubiących pracę pod presją czasu.

Jak to działa:

Znasz „syndrom studenta”, prawda? 90% studentów odkłada naukę, czy przygotowanie pracy zaliczeniowej na sam koniec. Siadają na noc przed egzaminem i wkuwają cały materiał, którego opanowanie normalnie zajęłoby kilka tygodni po czym zdają egzamin.

Parkinson na podstawie swoich badań, zaobserwował zjawisko rozwlekania czynności wraz z ilością czasu, którą chcemy na nie poświęcić.  Im więcej poświęcisz czasu na wykonanie danej czynności, tym więcej czasu zajmie Ci jej wykonanie. Jeśli nie potrafisz narzucić sobie czasu np. na napisanie czego odepnij ładowarkę laptopa. Będziesz miał dokładnie tyle czasu ile pozostało baterii, a jeśli presja czasu motywuje cię to osiągniesz cel.

Jaki jest z tego wniosek? Ustalaj krótkie terminy dla swoich zadań. Staraj się ustalić minimalny termin w którym wykonasz daną pracę. Dodatkowo zapoznaj się z metodą łańcucha krytycznego aby jeszcze efektywniej korzystać z tej metody.

Wyeliminuj pożeracze czasu:

Nic dziś nie zrobiłem to stwierdzenie towarzyszy wielu pracownikom, którym czas przecieka przez palce. Mija szósta godzina pracy, czas nagli a stres zaczyna zaciskać się wewnątrz. Wychodzisz z biura i w drodze do pracy przypominasz sobie o kilku niewykonanych zadaniach, które jutro będą już czerwonymi flagami. Jak to się stało ? Było dużo czasu a nic nie zrobiłem. Co się stało z czasem ?

Prokrastynacja

Pojęcie to, nie oznacza lenistwa – to nałogowe odkładanie obowiązków na później. Czekanie do ostatniej chwili z wykonaniem jakiejś czynności powoduje, że ostatecznie robimy to niedokładnie. Prokrastynacja powoduje, że nie mamy wystarczającej ilości czasu na wykonanie swoich zadań. Dlaczego? Ponieważ zbyt długo czekaliśmy z podjęciem działania.

Prokrastynacja to złożony problem i często wymaga wiele pracy nad samym sobą. Na szczęście istnieje wiele różnych sposobów, które mogą pomóc nam walczyć z prokrastynacją i zacząć załatwiać sprawy na czas.

Próżniactwo społeczne

Występuje tam gdzie pracują grupy lub zespoły. Według specjalistów próżniactwo społeczne może pojawiać się z dwóch powodów. Pierwszym z nich i najważniejszym jest zmniejszenie motywacji poszczególnych członków zespołu. Po co ja mam starać, skoro może zrobić to ktoś inny? Dlaczego ja mam biec do piłki, skoro mogą to zrobić koledzy z zespołu? Pojawienie się tego problemu może być też wynikiem słabej koordynacji podczas przydzielania i wykonywania pracy. Złe zarządzanie siłami zespołu może prowadzić to tego, że potencjał poszczególnych jednostek pozostanie niewykorzystany.

Złodzieje czasu

Można wyróżnić dwie główne grupy pożeraczy czasu, czyli elementy zewnętrzne i wewnętrzne. Do pierwszej należą części z otoczenia, takie jak np. hałas, migająca lampa nad miejscem wykonywania pracy, dźwięk z drugiego pokoju, rozmowy współpracowników, telefon. Druga kategoria to rozpraszacze wewnętrzne, które wynikają np. z cech charakteru (pedantyzm, brak koncentracji), kompulsywność i impulsywność, a także uporczywe rozmyślanie czy zmęczenie. Wszystko to utrudnia i uniemożliwia zarządzanie czasem.

Skupmy się na elementach zewnętrznych, które są łatwe do wyeliminowania:

• telefon i niepotrzebne powiadomienia
• internet
• telewizja
• bezcelowe media społecznościowe
• zadania niezrealizowane lub uporczywie powracające
• chaos i nieład w miejscu pracy

Powyższe dezorganizują i nie pozwalają się skupić na zadaniach przez co czas ich realizacji jest rozwarstwiony a cel nieosiągalny. Ustal co zabiera czas i wyeliminuj te pożeracze. Jeśli są dla ciebie ważne i pozwalają ci się oderwać od stresującej pracy przydziel sobie na nie określony czas.

Zbędne działania

Przemyśl, planuj i dopiero pracuj. Dzięki temu unikniesz zbędnych działań i zrealizujesz wszystko efektywniej. Możesz usprawnić pracę zarówno swoją jak i zespołu a w efekcie poprawisz procesy i pomożesz firmie co może zaprocentować na twoją korzyść.

Więcej narzędzi i technik otrzymasz podczas naszych szkoleń. Nie trać więcej czasu, napisz do nas. Zarządzanie czasem pracy jest proste.

Zacznij osiągać szybkie i efektywne rezultaty!